Aqui estão 7 desafios principais que os gerentes de projeto (PM) enfrentam e como enfrentá-los:
Problema nº 1: Os membros da equipe não sabem ou entendem quais são suas responsabilidades, não assumindo sua parte no projeto.
Como um bom PM lida com o problema de responsabilidade: Bons gerentes de projeto informam aos membros da equipe, antecipadamente, quem é responsável por quê – e definem claramente as expectativas.
“É fundamental configurar proativamente a estrutura de tomada de decisão, incluindo onde todas as principais partes interessadas se enquadram”, diz Tom Treanor, diretor de Marketing de Conteúdo e Mídia Social da Wrike, fornecedora de software de gerenciamento de projetos.
Problema nº 2: Ter pessoal-chave retirado do projeto, temporária ou permanentemente.
Como um bom PM lida com questões relacionadas a recursos: “Gerentes de TI excepcionais são mestres em equilibrar oferta (recursos) e demanda (quebrar/corrigir problemas ao longo do projeto)”, diz Liz Pearce, CEO, LiquidPlanner, uma solução de gerenciamento de projetos.
Uma maneira de fazer isso, diz ela, é usar um “sistema de gerenciamento de projetos que fornece visibilidade de recursos e ferramentas de previsão, para que os PMs possam [tomar decisões rapidamente, realocar recursos e] em última análise, reduzir o desperdício de cronograma”.
Outra maneira de bons gerentes de projeto lidarem com membros da equipe sendo puxados em diversas direções? Convencendo a gestão de que a remoção de um membro vital da equipe poderia atrasar o projeto (ou pior).
“Sei que não vencerei a luta para manter meu melhor desenvolvedor [ou escolher o principal membro da equipe] sem fatos”, diz Steve Caseley, gerente de projetos e instrutor da CBT Nuggets, uma empresa de treinamento em certificação de TI.
“Então, retrabalho meu cronograma de acordo e, em seguida, apresento ao chefe a avaliação de impacto, [explicando] que meu projeto agora estará duas semanas atrasado e ultrapassará o orçamento em US$ 45,000 devido à perda de experiência no assunto e curva de aprendizado [de seu substituto]. ” O resultado: “Esta avaliação de impacto baseada em factos será muitas vezes suficiente para reverter a decisão.”
Problema nº 3: Não cumprir prazos
Como um bom PM lida com prazos (muitas vezes mutáveis): Para evitar perder prazos, “Eu atribuo aos membros da minha equipe prazos específicos para suas partes do projeto – e as datas que eu dou são sempre muito anteriores ao que eu realmente preciso [seja o que for],” diz Ashley Schwartau, diretora criativa de produção da The Security Awareness Company. “Dessa forma, se algo precisar ser [consertado], há muito tempo para mudanças e outra revisão.”
Além disso, ajuda se você puder dividir o projeto em partes gerenciáveis, ou marcos, com cada parte ou marco “espaçado o suficiente para lhe dar tempo para fazer alterações antes da entrega final”.
Problema nº 4: Oportunista.
Como um bom PM lida com o aumento do escopo: “As mudanças que afetam os requisitos quase sempre interrompem os projetos”, observa Jun Bucao, PMP, gerente sênior de projetos/programas da HP Technology Services Consulting. “Um bom PM precisará documentar a mudança, validar, avaliar seus impactos, encontrar uma solução e ter a solicitação de mudança aprovada antes de executar a solução”, afirma.
“Um ótimo PM, no entanto, fará um gerenciamento proativo de riscos e qualidade durante todo o processo; e não apenas reagir às mudanças”, argumenta Bucao. “Durante o planeamento, o PM garante que todas as partes interessadas críticas, por exemplo, patrocinadores, PME, utilizadores finais ou outras pessoas de influência, sejam identificadas e permaneçam envolvidas para minimizar surpresas e manter as variações futuras no mínimo ou nulas.”
