À medida que muitos projectos continuam a surgir no mercado africano, há necessidade de os gestores de projectos garantirem que terminam a tempo e de forma bem sucedida. Descritos aqui estão cinco erros matadores de gerenciamento de projetos:
Quem é o dono do projeto?
O erro:
A natureza dos projetos é de mudança constante e a mudança muitas vezes encontra resistência. As pessoas não gostam de mudanças, por isso precisam saber que são necessárias e quais os benefícios que trarão. Para que um projeto proporcione mudanças, ele precisa do apoio da alta administração. Sem isso o projeto avançará muito lentamente. O patrocinador (gestão sênior) é a pessoa que impulsiona a mudança e o projeto é o mecanismo para a mudança. Um projeto sem o apoio da alta administração terá dificuldades.
A solução:
Certifique-se de ter o apoio de cima para baixo da alta administração. Deve haver comunicação direta do patrocinador com as partes interessadas. A mensagem deve ser: “estamos falando sério, isso vai acontecer, então ou você está conosco ou não está” e cuidado com aqueles que não estão.
Tenha cuidado como gerente de projeto para garantir que o patrocinador não assuma o controle do projeto e se torne o gerente de fato do projeto.
Envolvendo os usuários
O erro:
A falta de participação e envolvimento do usuário é a receita para um projeto ruim. Isso pode ser devido à mentalidade “sabemos o que você quer” do departamento de TI ou à falta de interesse do cliente. De qualquer forma, deve ser evitado.
A solução:
O departamento de TI deve dedicar algum tempo para entender os requisitos do cliente antes de propor qualquer solução técnica. Freqüentemente, a TI fica cega pelas novidades disponíveis e tenta encaixar os requisitos nelas. Por outro lado, os clientes devem dedicar o tempo e o esforço necessários para garantir um projeto bem-sucedido, interagindo com o departamento de TI e certificando-se de que todos os requisitos foram totalmente definidos. Certifique-se de ter conversado com todas as partes interessadas para reunir seus requisitos e de que elas continuem a trabalhar com você durante o projeto.
Interrompendo o aumento do escopo
O erro:
O aumento do escopo é a causa de mais falhas de projetos do que qualquer outra coisa. Não saber exatamente o que um projeto pretende entregar ou iniciar um ataque de entusiasmo, mas pouco mais, é uma receita para o fracasso.
A solução:
Certifique-se de que o caso de negócio, os requisitos e o escopo estejam claramente definidos e documentados. Certifique-se de que as partes interessadas os entendam e os aprovem. Atenha-se rigidamente ao escopo e, se forem necessárias mudanças, submeta-as a um processo de gerenciamento de mudanças, onde serão documentadas, justificadas e então acordadas.
Gerenciando expectativas
O erro:
Muitas vezes há uma expectativa de que a TI é como uma varinha mágica que você agita e de repente ocorre um milagre. Durante um projeto de tecnologia, as expectativas podem aumentar a um nível ridículo. É função do gerente de projeto gerenciar as expectativas em um nível sensato.
A solução:
Uma maneira de evitar isso é dividir um projeto em partes ou fases menores. Eu comparo isso a uma máquina de salsicha, onde você coloca a matéria-prima em uma extremidade e ela sai em pequenos pacotes ou salsichas perfeitamente formados na outra extremidade. O mesmo pode acontecer com projetos de TI em que você pega pequenos pacotes de requisitos e os envia pela máquina, produzindo diversas entregas ao longo da vida de um projeto. Dessa forma você gerencia as expectativas fazendo entregas frequentes para demonstrar o que a tecnologia realmente pode entregar. Essa abordagem garante que o projeto atenda às expectativas dos clientes, dando-lhes visibilidade antecipada do que você está construindo.
Entendendo a Linguagem
O erro:
Você já esteve ao lado de um grupo de profissionais de TI (ou de processos) e se perguntou sobre o que eles estavam falando? É como uma linguagem totalmente nova e, para pessoas que não são de TI, muitas vezes é. A armadilha surge quando o cliente e a TI pensam que estão falando a mesma língua, quando na verdade não estão. Isso leva a um problema quando o departamento de TI entrega o que entendeu que o cliente queria e acaba sendo algo diferente.
A solução:
Os problemas de comunicação são os mais difíceis de resolver, pois muitas vezes só olhando para trás é que o problema é identificado. A comunicação regular e um relacionamento de trabalho próximo com o cliente ajudarão. O que você realmente precisa é de uma pessoa com pé em ambos os campos. Alguém que entende o negócio e a TI igualmente bem. Se você conseguir identificar essa pessoa, certifique-se de mantê-la, pois ela é extremamente valiosa. Se você não conseguir encontrar essa pessoa, a próxima melhor opção é ter duas pessoas, uma da área de negócios e outra de TI. Trabalhando em estreita colaboração e compartilhando informações, eles podem minimizar quaisquer problemas de comunicação.
E finalmente…
Em 1995, o Standish Group entrevistou gerentes executivos de TI para saber suas opiniões sobre por que os projetos são bem-sucedidos. As três principais razões apresentadas para o sucesso de um projeto são o envolvimento do usuário, o apoio da gestão executiva e uma declaração clara de requisitos. Concentrar-se apenas nesses três aspectos dará ao seu projeto uma boa chance de sucesso.
Não seja vítima de um projeto fracassado, implemente medidas que garantam o seu sucesso. Afinal, não é ciência de foguetes!
