As empresas da indústria da construção podem fazer uso dos muitos software de gestão de construção inovações que estão disponíveis para eles na era moderna. Essas inovações podem ser usadas para tornar as atividades de construção mais precisas, eficientes e econômicas do que nunca.
O que é um software de gerenciamento de construção?
Software de gerenciamento de construção é uma ferramenta de gerenciamento de projetos desenvolvida especificamente para profissionais da indústria da construção. Este software é utilizado para agilizar processos que normalmente são realizados manualmente, podendo também ser utilizado para auxiliar na comunicação e tomada de decisões. No entanto, software de gestão de construção também serve a outro propósito: proteger documentos de construção.
Porquê gerir os seus documentos com um software de gestão de construção?
Manusear, organizar, armazenar e recuperar documentos físicos pode ser uma tarefa árdua. Estas são tarefas demoradas que muitas vezes resultam em ineficiências e atrasos no projeto.
Para piorar a situação, o manuseio manual desses documentos pode levar a um acompanhamento deficiente do projeto e a relatórios financeiros imprecisos. As armadilhas do manuseio de documentos físicos na indústria da construção são aparentemente infinitas.
Para ajudar a combater estes problemas, muitas empresas de construção começaram a digitalizar os seus documentos e a organizá-los utilizando software de controle de documentos de construção.
Digitalizando documentos
Os documentos de construção podem ser digitalizados da mesma forma que outros documentos são digitalizados: usando um scanner. No entanto, os documentos na indústria da construção, como os planos de construção, tendem a ser muito maiores do que os documentos tradicionais usados em outras indústrias. Como resultado, os documentos de construção precisam ser digitalizados usando scanners especiais de grande formato.
Essas digitalizações geralmente são salvas como imagens de alta resolução que capturam os detalhes dos planos de construção. Essas imagens de alta resolução são então carregadas em nuvens on-line, onde podem ser organizadas, gerenciadas e editadas usando o software de gerenciamento de construção.
A digitalização de documentos permite que as empresas economizem papel e espaço de armazenamento. Esses documentos digitais são muito mais fáceis de recuperar, compartilhar e editar do que documentos físicos.
Documentos físicos também estão sujeitos a desgaste e podem desbotar com o tempo. Esta questão pode ser dispendiosa se o documento contiver detalhes importantes e não tiver cópias de segurança.
Como o software de gerenciamento de construção pode proteger documentos de construção
Depois que os documentos de construção forem digitalizados, eles poderão ser carregados em servidores em nuvem on-line. Isso torna esses documentos mais fáceis de organizar, visualizar e compartilhar.
As nuvens de armazenamento são alimentadas por servidores seguros que limitam o acesso aos arquivos salvos na nuvem. Os funcionários que precisam acessar esses documentos digitais podem simplesmente fazer login no servidor em nuvem usando suas credenciais de login seguras por meio de um computador ou telefone com acesso à Internet.
Documentos de construção digitalizados podem ser adicionados facilmente ao software de gerenciamento de construção e podem ser armazenados em seus sistemas de gerenciamento de documentos.
Isso permite que os trabalhadores visualizem seus documentos em campo usando seus dispositivos digitais que têm acesso ao software de gerenciamento de construção. Tais disposições podem ser utilizadas para poupar toneladas de papel anualmente e garantir que os documentos estejam disponíveis sempre que forem necessários.
Os gerentes de construção podem economizar muito tempo usando software de gerenciamento de construção para recuperar e visualizar documentos. Esses aumentos na eficiência podem reduzir atrasos nos projetos, tornar o orçamento mais preciso e melhorar o agendamento das atividades.
Além disso, você pode (e deve) digitalizar seus contratos. Com software de gerenciamento de contratos de construção Ao lidar com contratos para você, é mais fácil obter visibilidade completa de todo o processo e ciclo de vida do contrato. Também reduz significativamente os erros e permite monitorar os empreiteiros enquanto eles trabalham. Você obtém informações valiosas sobre o que eles estão realmente fazendo, quão bem estão fazendo e se há algum problema. Dessa forma, todo o escopo do trabalho é abordado em tempo hábil, sem grandes contratempos ao longo do caminho.
Quando os documentos são mantidos organizados, os gerentes de construção têm mais facilidade para identificar e resolver possíveis problemas antes que eles ocorram. Estas questões podem pôr em risco a segurança dos trabalhadores, pelo que a digitalização de documentos tornou-se uma necessidade para garantir um ambiente de trabalho mais seguro.
Backup de documentos
Documentos físicos estão sujeitos a desgaste sempre que são recuperados e compartilhados. Com o tempo, alguns desses documentos também podem ser perdidos ou extraviados. Esses problemas podem ser evitados digitalizando documentos e enviando-os para servidores em nuvem. A digitalização essencialmente torna esses documentos imunes ao desgaste físico.
Se o dispositivo que os gerentes de construção usam para visualizar esses documentos travar ou falhar, os documentos ainda poderão ser recuperados por meio da nuvem de armazenamento. A falha deste dispositivo não afetou em nada o documento, o que torna este arranjo ideal para armazenar documentos valiosos ou sensíveis que as construtoras não podem perder em hipótese alguma.
Sistemas de gerenciamento de documentos
Os documentos armazenados no sistema de gerenciamento de documentos do software de gerenciamento de construção podem ser organizados de uma maneira que facilita sua localização e recuperação.
As empresas de construção muitas vezes retêm documentos de projetos anteriores para uso em projetos futuros. Esses documentos podem ser recuperados e visualizados usando o software de gerenciamento de construção. Os dados contidos nestes documentos podem ser exportados do documento original e importados para novos.
Essas informações podem então ser usadas para planejar orçamentos para projetos futuros e para agilizar processos nesses projetos usando o conhecimento adquirido em projetos anteriores. Isso permite que os gerentes de construção realizem um planejamento melhor do que nunca.
Os gerentes não precisam mais se preocupar em procurar documentos antigos vasculhando pilhas de pastas para encontrar uma única informação. Quando os documentos são carregados no sistema de gerenciamento de documentos, eles podem ser classificados em ordem alfabética, por data ou organizados em várias pastas fáceis de navegar.
Os documentos carregados no software de gerenciamento de construção também podem ser compartilhados eletronicamente com outras pessoas ao redor do mundo. Isso economiza custos, papel e tempo que seria gasto no envio de documentos físicos para funcionários ou clientes em outros países.
Sistemas confiáveis
Os softwares de gerenciamento de construção são conhecidos por sua confiabilidade. A maioria das empresas que oferecem software de gerenciamento de construção também oferece serviços de suporte para clientes que estão enfrentando problemas ao usar o software.
Se o software travar ou falhar no cliente, os fabricantes do software poderão recuperar todos os dados salvos no software e compartilhá-los com seus clientes. As perdas de dados podem ser devastadoras para a maioria das empresas, mas são especialmente dispendiosas e perigosas para as empresas do setor da construção que dependiam destes dados para concluir projetos urgentes.
Se você gerencia uma empresa do setor de construção, considere digitalizar seus documentos e organizá-los usando um software de gerenciamento de construção. Estas soluções estão rapidamente a tornar-se uma necessidade para todas as empresas da indústria da construção que desejam permanecer competitivas.
