5 etapas para escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Os sistemas de gerenciamento de projetos são ferramentas que qualquer empresa, independentemente do tamanho, pode utilizar, em quase todos os setores. E na construção, onde um projeto que não é gerido de perto e com cuidado pode levar a inúmeras horas de trabalho desperdiçadas, para não falar das perdas de receitas, a gestão de projetos não pode ser negligenciada.

Independentemente de quão organizada seja sua equipe de projeto, é fundamental identificar o software de gerenciamento de projetos para o seu negócio. A ferramenta certa para sua empresa pode auxiliar no bom andamento dos projetos, principalmente quando eles ocorrem em paralelo, e é mais provável que ocorram confusões e prazos perdidos.

O software ou sistema de gerenciamento de projetos escolhido deve monitorar o estado de seus projetos usando relatórios e listas de tarefas. Ele deve monitorar automaticamente o tempo gasto em projetos e armazenar e vincular todos os emails e arquivos a projetos relevantes.

Podemos passar todo o tempo do mundo elaborando os planos mais elaborados, mas a natureza humana é bastante simples: longe da vista, longe da mente. Essa, mais do que tudo, é a principal razão pela qual os planos falham. Um bom sistema de gerenciamento de projetos manterá tudo em mente, apresentando-o a você em um formato visual claro, enquanto o atualiza constantemente sobre o status dos projetos de seu negócio.

Mas com tantas opções disponíveis, em termos de sistemas que prometem fazer exatamente isso, como escolher o sistema certo? Em resposta a isso, aqui estão cinco dicas e etapas a serem consideradas para ajudá-lo na seleção do software ou ferramenta de gerenciamento de projetos que melhor atende às suas necessidades de negócios:

Por que você precisa de uma ferramenta PM?
É importante primeiro identificar exatamente por que você precisa de uma plataforma. Parte deste processo é listar quais são os potenciais “pontos problemáticos” da sua empresa e quem são as principais partes interessadas que irão conduzir a ferramenta de gerenciamento de projetos. Depois que você puder responder a essas perguntas, será mais fácil examinar as diversas ofertas.

Vadeando pela desordem
Existem vários sistemas que podem ser encontrados online. As plataformas de gerenciamento de projetos geralmente são fáceis de implementar, mas o suporte de longo prazo é a chave.

Certifique-se de avaliar o portal de suporte de uma plataforma em potencial antes de se comprometer a se inscrever e pagar.

Aproveitando a nuvem
Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos são plataformas em nuvem baseadas na web. Compreensivelmente, muitos têm receio de mover todos os seus dados para a nuvem.

Muitas vezes, as preocupações que os empresários têm quando se trata da nuvem incluem: seus dados sendo acessados ​​pelo seu provedor de serviços, seu provedor de serviços sendo hackeado e seus dados sendo roubados, seu provedor de serviços falindo ou perdendo seus dados.

Essas preocupações são válidas e um sinal claro de que você é um empresário cuidadoso. No entanto, eles podem ser mitigados.

Um provedor de serviços em nuvem confiável garante que ele se mantenha atualizado com os padrões e regulamentações atuais em constante evolução do setor. No mínimo, procure um provedor de nuvem que use criptografia SSL de 512 bits, que é o mesmo tipo de criptografia usada em serviços bancários online. Se, quando você perguntar a um provedor sobre isso, ele não conseguir responder, procure outro lugar. O provedor de nuvem que você procura deve executar backups periódicos (pelo menos diariamente). Isso significa que caso algo dê errado, eles poderão recuperar suas informações.

Os servidores de provedores de serviços em nuvem de alto nível são executados em data centers de última geração com redundância de energia, espelhamento de hardware e múltiplas conexões de Internet.

E, finalmente, os melhores provedores de nuvem nunca acessam seus dados sem sua permissão clara e explícita.

Então, sim, se você encontrar um provedor de serviços que possa responder a todas as suas preocupações de segurança sobre a nuvem, os benefícios superam em muito os riscos.

Iniciar
A rápida implantação de uma ferramenta ou software de gerenciamento de projetos depende da estrutura e do tamanho da sua empresa. No entanto, as melhores ferramentas devem ser simples o suficiente para serem implementadas sem o uso de especialistas externos. Você só precisará de especialistas quando o sistema estiver implementado e desejar adaptá-lo ou aperfeiçoá-lo, ou seu processo, para melhor atender às necessidades do seu negócio.

Colher os frutos
Como gerente ou proprietário de uma empresa, você agora tem acesso a informações, incluindo quem está trabalhando em quê, quais tarefas estão concluídas e pendentes, quanto tempo foi gasto no projeto e qual é o status do seu orçamento. Trabalhe em estreita colaboração com seu provedor para garantir que você obtenha os dados corretos de sua ferramenta. Com isso quero dizer que os melhores fornecedores ou ferramentas de gerenciamento de projetos não são produtos fixos estáticos, mas sim implementos que podem ser adaptados para melhor atender às necessidades do seu negócio específico. Se o serviço ou serviços que você está considerando não podem, não oferecem - ou, para ser mais honesto, não oferecem - oferecer isso, então não são os serviços para o seu negócio.